Datenschutz | SRS Zulassungsservice

1. Verantwortlicher

SRS Zulassungsservice, Inhaber Rohit Sachdeva, Geschwister-Scholl-Str. 86, 40789 Monheim am Rhein
Telefon: 0155 67156722
E-Mail: info@srs-zulassungsservice.de

2. Bereitstellung der Website und Sicherheitsprotokolle

Die statischen Website-Dateien werden direkt über Cloudflare Pages bereitgestellt; ein gesonderter von SRS betriebener Origin-Host für diese Dateien wird nicht eingesetzt. Zweck: sichere, stabile und schnelle Bereitstellung der Website sowie Missbrauchs- und Fehlererkennung. Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Adresse, Referrer soweit übermittelt, Browser- und Geräteangaben, HTTP-Status sowie technische Netzwerk- und Fehlerinformationen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsarme Betrieb. Technisch erforderliche Endgerätezugriffe richten sich nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Empfänger: Cloudflare, Inc. und die für die Leistung eingesetzten Unterauftragsverarbeiter.

Drittlandtransfer: Cloudflare verarbeitet Daten im Rahmen seines weltweiten Netzes. Cloudflare beschreibt in seinem Data Processing Addendum unter anderem EU-Standardvertragsklauseln als Schutzmechanismus für einschlägige Übermittlungen; Cloudflare nennt außerdem das EU-US Data Privacy Framework als mögliche Grundlage für Übermittlungen in die USA. Speicherkriterium: SRS führt keine zusätzliche eigene Webserver-Logdatenbank und nutzt die technischen Daten nicht zur Bildung eigener Besucherprofile. Auf Provider-Ebene werden Daten für Bereitstellung, Sicherheitsabwehr und Fehlerdiagnose nach den Cloudflare-Dienst- und Datenschutzregeln verarbeitet und nach Wegfall dieser Zwecke gelöscht oder aggregiert.

3. Google Ads Conversion-Messung - nur mit Einwilligung

Ohne Zustimmung lädt der bereitgestellte Website-Code keinen Google-Tag, kein Preconnect und kein Messpixel. Nach Zustimmung wird der Google-Tag mit der unverändert übernommenen Kennung AW-18146753669 geladen. Gemessen werden ausschließlich Klicks auf die markierten Kontaktwege WhatsApp, Telefon und E-Mail. Formularinhalte, Namen, Telefonnummern, Kennzeichen, FIN, eVB-Nummern und Dokumentdaten werden vom Website-Code nicht an Google übermittelt.

Zweck: Zuordnung von Kontaktaktionen zu Google-Anzeigen. Daten: insbesondere IP-Adresse, Zeit, Browser- und Gerätedaten, Seiten-URL sowie Werbe-, Klick- und Cookie-Kennungen; beim Klick die Art des Kontaktwegs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Empfänger: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, und weitere in den Google-Datenschutzbedingungen benannte Empfänger. Soweit die Google Controller-Controller Data Protection Terms für den eingesetzten Ads-Dienst gelten, verarbeiten SRS und Google die betreffenden Daten als eigenständige Verantwortliche. Freiwilligkeit: Die Einwilligung ist freiwillig; Website, Telefon, E-Mail und WhatsApp bleiben bei Ablehnung nutzbar.

Die Einwilligungsentscheidung wird mit Version, Status, Änderungs- und Ablaufzeit lokal im Browser für 180 Tage gespeichert. Dies dient dem Nachweis und der Berücksichtigung der Entscheidung. Über „Cookie-Einstellungen“ im Footer kann sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft geändert werden. Nach Widerruf stoppt der Code neue Messungen und entfernt technisch erreichbare First-Party-Kennungen; Google bereits zugegangene Verarbeitung wird dadurch nicht rückwirkend gelöscht. Google weist für Google-Ads-Cookies eine Laufzeit bis 90 Tage nach einem Anzeigenklick aus. Browser- oder Nutzereinstellungen können diese Speicherung früher beenden.

Drittlandtransfer: Google erklärt für seine Ads-Dienste, für einschlägige Übermittlungen personenbezogener Daten aus dem EWR in die USA das EU-US Data Privacy Framework zu verwenden; die Google-Controller-Bedingungen sehen für andere eingeschränkte Übermittlungen zusätzlich Standardvertragsklauseln vor. Einzelheiten veröffentlicht Google unter Informationen zu internationalen Ads-Datenübermittlungen. SRS übermittelt über die Website keine Namen, Telefonnummern, Kennzeichen, FIN, eVB-Nummern oder Dokumentinhalte als Conversion-Daten.

4. Kontakt per Telefon und E-Mail

Zweck: Bearbeitung von Anfragen, vorvertragliche Abstimmung, Übermittlung der nicht bindenden Auftragsübersicht und Verbraucherinformationen, Empfang der verbindlichen Kundenbestellung, Versand der ausdrücklichen SRS-Annahme/Auftragsbestätigung sowie Vertragsdurchführung. Daten: Kontaktdaten, Kommunikationsinhalt, Vorgang, Termin-, Auftrags- und Vertragsangaben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags; bei geschäftlichen Kontakten Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, soweit das berechtigte Interesse an der geschäftlichen Kommunikation überwiegt. E-Mail-Dienstleister: Für info@srs-zulassungsservice.de wird IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, eingesetzt. IONOS stellt für die auftragsbezogene Verarbeitung eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO bereit; Informationen dazu veröffentlicht IONOS im Datenschutz-Hilfe-Center. Bei Telefonaten verarbeiten die beteiligten Telekommunikationsanbieter die technisch erforderlichen Verbindungsdaten.

Speicherung: Unverbindliche Anfragen ohne Auftrag werden spätestens sechs Monate nach Abschluss der Anfrage gelöscht. Vertragsbezogene E-Mails werden, soweit sie steuerlich als Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege einzuordnen sind, entsprechend § 147 AO grundsätzlich sechs beziehungsweise acht Jahre ab Ende des maßgeblichen Kalenderjahres aufbewahrt; sonst werden sie gelöscht, wenn Vertragsabwicklung und erforderliche Rechtsnachweise abgeschlossen sind.

5. WhatsApp

Der WhatsApp-Link öffnet einen externen Dienst von Meta. Im ersten Kontakt sollen keine Ausweisfotos, Fahrzeugpapiere, Kennzeichen, FIN, eVB-Nummern oder anderen sensiblen Dokumentdaten versandt werden. Telefon und E-Mail stehen als Alternativen bereit. Beim Öffnen und Nutzen verarbeitet WhatsApp eigene Verbindungs-, Konto-, Kommunikations- und Metadaten nach seinen Bedingungen.

SRS verwendet WhatsApp Business. Nach der ersten Fallklärung können erforderliche Dokumente nach vorheriger Absprache darüber angenommen werden; im Erstkontakt sollen weiterhin keine Dokumente versandt werden. Für das SRS-WhatsApp-Konto sind keine Backups aktiviert und die Kontakt-/Adressbuch-Synchronisierung ist nicht aktiv. WhatsApp-Chats sowie dort empfangene Medien und Dokumente werden spätestens nach sechs Monaten gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht oder ein konkret erforderlicher Nachweis eine gesonderte, zweckgebundene Aufbewahrung außerhalb von WhatsApp erfordert. Für die eigene Anfrage- und Auftragskommunikation stützt SRS die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO beziehungsweise bei sonstiger geschäftlicher Kommunikation auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Empfänger und Drittlandtransfer: Für Nutzer in der Europäischen Region wird WhatsApp von WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, bereitgestellt. In seinem Business Data Transfer Addendum beschreibt WhatsApp für Übermittlungen europäischer Daten an WhatsApp LLC und Meta Platforms, Inc. in die USA das EU-US Data Privacy Framework und alternativ anerkannte Mechanismen wie Standardvertragsklauseln. Gerätezugriff: Auf das SRS-WhatsApp-Business-Konto greift ausschließlich das Smartphone des Inhabers zu.

6. Standortpartner Dortmund

Für Vorgänge in Dortmund und Umgebung arbeitet SRS mit einem festen Partner vor Ort zusammen, der den Behördengang und die Übergabe der Unterlagen übernimmt. Dabei werden ihm die für den jeweiligen Vorgang erforderlichen Daten und Originalunterlagen zugänglich gemacht – je nach Vorgang Name, Anschrift, Geburtsdatum, Ausweisdaten, Fahrzeugdaten, Kennzeichen, eVB-Nummer, Vollmacht und SEPA-Mandat.

Zweck: Durchführung des beauftragten Vorgangs vor Ort. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Empfänger: der für den Standort Dortmund eingesetzte Partner. Umfang: ausschließlich Vorgänge, die über den Standort Dortmund abgewickelt werden. Für Vorgänge in Köln und im Rheinland erfolgt keine Weitergabe an diesen Partner.

Der Partner ist zur Vertraulichkeit sowie zur Einhaltung derselben Vorgaben für Transport, Verwahrung und Rückgabe von Originalunterlagen verpflichtet, die in Abschnitt 6 beschrieben sind. Sie erfahren vor der Übergabe, wer Ihre Unterlagen entgegennimmt.

7. Auftrags-, Fahrzeug- und Originaldokumentdaten

Zweck: Prüfung, Vorbereitung und Durchführung des konkret beauftragten Zulassungsvorgangs; dokumentierte Abholung, Verwahrung und Rückgabe. Daten: Identitäts- und Kontaktdaten, Fahrzeug- und Halterdaten, Kennzeichen, FIN, eVB, Steuer- und SEPA-Angaben, Vollmachten, Nachweise, Übergabe- und Statusdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; gesetzlich erforderliche Nachweise Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Empfänger: die zuständige Zulassungsbehörde, gegebenenfalls Finanzverwaltung, Kennzeichenanbieter, Versicherer oder Zahlungsdienstleister nur soweit für den Auftrag erforderlich und vereinbart.

Übernommene Originale werden einem Auftrag zugeordnet. Inhaber Rohit Sachdeva transportiert sie persönlich in einem geschlossenen Umschlag. Ist der Behördengang für den nächsten Werktag vorgesehen, liegt der Umschlag über Nacht in einem abschließbaren Schrank; Zugriff hat ausschließlich der Inhaber. Die Rückgabe wird mit einer Übergabebestätigung dokumentiert. Das zugehörige Übergabeprotokoll wird grundsätzlich drei Jahre nach der dokumentierten Rückgabe aufbewahrt und danach gelöscht, sofern im Einzelfall keine vorrangige gesetzliche Pflicht oder ein noch erforderlicher Rechtsnachweis entgegensteht.

Welche Originale erforderlich sind, wird für jeden Vorgang anhand der aktuellen amtlichen Quelle der zuständigen Behörde geprüft. Eigene SRS-Formulare erheben keine Ausweisnummer; unnötige Dokumentkopien werden nicht als Standardnachweis verlangt. Die amtlichen Quellen des genannten Servicegebiets sind separat verlinkt.

8. Zahlungen und Buchhaltung

Zweck: Rechnungsstellung, Abrechnung, Zahlungszuordnung und Erfüllung steuerlicher Pflichten. Daten: Name, Rechnungs- und Vertragsdaten, Betrag, Zahlungsart, Zahlungsstatus, gegebenenfalls Kontodaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO. Buchungsbelege werden nach § 147 AO grundsätzlich acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres ihrer Entstehung aufbewahrt, soweit keine längere gesetzlich erforderliche Aufbewahrung greift. Zahlungsablauf: Im regulär erfolgreich abgeschlossenen Vorgang stellt SRS die Rechnung nach erfolgreicher Bearbeitung und dokumentierter Rückgabe. Kann ein Vorgang nicht erfolgreich abgeschlossen werden, wird nach der dokumentierten Rückgabe nur über einen ausdrücklich gebuchten Hol- und Bringservice sowie nachweislich bereits entstandene, nicht erstattbare amtliche oder sonstige Fremdkosten abgerechnet; eine SRS-Bearbeitungsgebühr fällt für diesen Versuch nicht an. Der Kunde entscheidet bei einer Rechnung selbst zwischen Barzahlung, Überweisung und PayPal; der Rechnungsbetrag ist nach Erhalt sofort fällig. Bei Barzahlung findet keine Übermittlung an einen Zahlungsdienstleister statt; bei Überweisung verarbeiten die beteiligten Banken Zahlungsdaten. Wählt der Kunde PayPal, nutzt SRS ein Geschäftskonto bei PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. PayPal verarbeitet die für Zahlung, Sicherheit, Betrugsprävention und gesetzliche Pflichten erforderlichen Konto- und Transaktionsdaten in eigener Verantwortung. Weitere Einzelheiten enthält die PayPal-Datenschutzerklärung. Die SRS-Website bindet keinen PayPal-Checkout und keinen PayPal-Trackingcode ein.

9. PDF- und HTML-Downloads

Beim Abruf einer Checkliste oder eines PDF entstehen dieselben technischen Serverdaten wie beim sonstigen Seitenabruf. Der neue Website-Code sendet hierfür kein eigenes Analytics-Ereignis. Lokal ausgefüllte oder gedruckte Formulare werden nicht automatisch an SRS übertragen.

10. Speicherdauer

Daten werden gelöscht oder anonymisiert, wenn ihr Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderlichen Rechtsverteidigungsfristen entgegenstehen. Für die wichtigsten SRS-Prozesse gelten folgende Regeln: unverbindliche Anfragen ohne Auftrag höchstens sechs Monate nach Abschluss der Anfrage; WhatsApp-Chats, Medien und Dokumente höchstens sechs Monate; Übergabeprotokolle grundsätzlich drei Jahre nach dokumentierter Rückgabe; steuerlich relevante Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre; Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre, jeweils nach den Fristregeln des § 147 AO. Die lokale Einwilligungsentscheidung für Google Ads wird 180 Tage gespeichert; Google-Ads-Cookies laufen nach den aktuellen Google-Angaben spätestens 90 Tage nach einem Anzeigenklick ab. Anbieterbezogene technische Netzwerk-, Sicherheits- und Ads-Daten unterliegen zusätzlich den in den Abschnitten 2 und 3 beschriebenen Provider-Regeln.

11. Rechte betroffener Personen

Betroffene haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kann aus Gründen der besonderen Situation widersprochen werden. Es besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständig für Nordrhein-Westfalen ist grundsätzlich die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

12. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Technische Verbindungsdaten sind für den Websiteabruf erforderlich. Kontaktangaben und auftragsbezogene Unterlagen sind nur insoweit erforderlich, wie ohne sie Anfrage oder Auftrag nicht bearbeitet werden können. Google Ads ist freiwillig. Es findet durch SRS keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung statt.